Existem dois principais fatores que influenciam diretamente na nossa produtividade: organização e concentração. Para te ajudar a ter mais eficiência na gestão de tempo, separamos 10 dicas.
1. Organize seu ambiente de trabalho
Para não perder tempo procurando arquivos, tentando lembrar onde estão as informações ou qual é o fluxo ideal para sua demanda, garanta que seu ambiente de trabalho contém um fluxo organizado.
2. Quebre grandes entregas em tarefas menores
Quebre projetos e demandas da rotina em pequenas tarefas. A dica é usar um verbo por tarefa, por exemplo:
1ª tarefa: “Produzir relatório sobre o trimestre”. Aqui, você precisará apurar, fazer o mapeamento e montar o report.
2ª tarefa: “Apresentar para equipe em reunião de status”. Já nessa tarefa, você precisará marcar a reunião, organizar seu tempo e da equipe.
3. Liste suas tarefas e atividades
Monte uma lista com todas as atividades que você precisa realizar e indique quanto tempo você levará para concluir cada uma delas. Dessa forma, ficará mais claro entender quais atividades são muito importantes e por onde começar.
4. Defina a ordem de prioridade
Quando você tiver essa lista em mãos, defina a ordem de prioridade para cada tarefa. Você pode refletir: qual gera mais valor para o cliente?
As tarefas mais prioritárias devem ficar no topo da lista. Com essa organização, você poderá seguir a lista e ganhar tempo na execução.
5. Estabeleça metas diárias
Se sua lista estiver muito longa, você poderá usar esse mapeamento para as atividades da semana, por exemplo. Mesmo que isso aconteça, defina suas metas diárias.
6. Estabeleça três prioridades por dia, no máximo
Quando tudo é importante, nada se torna importante. Separe no máximo três prioridades por dia. Isso porque o seu planejamento deve ser viável de ser seguido.
7. Concentre-se em uma única tarefa por vez
Tarefas diferentes muitas vezes envolvem raciocínios diferentes. Para otimizar a realização de cada atividade, faça uma de cada vez. Você verá que sairá com muito mais qualidade e velocidade.
8. Aprenda a delegar e a dizer não
Você estará fazendo escolhas estratégicas ao seguir das dicas acima. Se alguma demanda não segue todos os critérios de priorização ou se não agrega tanto valor para o cliente final, explique porque você não poderá assumir a demanda.
9. Faça pausas para aumentar a concentração
Estudos apontam que nosso cérebro tem tempo médio de concentração de até 50 minutos seguidos. Depois disso, encontramos uma dificuldade maior de nos concentrar.
Procure fazer pausas de cinco ou dez minutos nos momentos em que o cansaço bater, para voltar com mais energia e qualidade.
10. Use softwares para organizar se tempo e suas atividades
Os mais comuns são Trello, Evernot, Google Planilhas, Google Calendar e Toggl.
Iumi querida <3 Gratidão sempre por compartilhar o seu melhor para fortalecer o conhecimento e o desenvolvimento dessa comunidade tão linda e tão rica! Já vou aproveitar as dicas da Reny que vc passou, já que infelizmente não pude estar presente. Valeu, bora 2020!!!!
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